Gestão de custos em tempos de pandemia em empresas no Brasil

July 28, 2020

 

Não há discussão que a gestão de custos e despesas de uma empresa seja alvo de algum controle. Afinal, quem nunca ouviu a expressão: “não faremos isso, pois não temos budget”. É a desculpa perfeita para não dar um aumento, negar um investimento ou desistir de uma contratação.

Porém, ao contrário do que parece, em tempos de bonança a gestão de custos costuma ser relegada a um segundo escalão de importância. Isso porque as empresas dão preferência àqueles itens que conferem maior visibilidade à gestão em geral, como o aumento do faturamento ou a conquista de novos clientes.

No sentido contrário, em tempos nebulosos, a gestão de custos volta à tona, sendo o alvo certeiro para tentar garantir alguma rentabilidade ao negócio. Neste momento, contas que nunca haviam sido avaliadas no detalhe começam a ser repensadas, geralmente procurando por aquelas que podem trazer um alívio às contas no curto prazo. É comum nessa fase que rateios de custos ou contas que antigamente tinham pouca importância comecem a ser questionados.

Outro foco bastante comum é a folha de pagamento. Com um funcionário registrado custando o dobro do que ele visualiza em carteira, a folha de pagamento costuma ser um peso, especialmente para o micro e pequeno empresário, que se vê estrangulado com gastos de grande monta. Tais gastos, a depender da forma de contratação, alavancam operacionalmente a empresa, fazendo com que sua estrutura de custos fixos fique bastante elevada, de forma desproporcional ao restante dos gastos.

De fato, a contratação é um ponto de atenção: por um lado, o empresário quer um alívio imediato nas suas contas. Não à toa, o governo tem flexibilizado a forma de manuseio de tais contratos, possibilitando sua suspensão temporária e, até mesmo, a recontratação em curtos períodos visando flexibilizar um pouco mais esse aspecto. Por outro lado, a demissão de pessoas chave do negócio pode significar perdas tanto a curto prazo – com o pagamento de fundo de garantia, por exemplo, para profissionais com grande tempo de casa; como a longo prazo – com a necessidade de gastos com recontratação e treinamento, além de conhecimento das peculiaridades do negócio que se perdem com a ida de tais pessoas.

O que se recomenda para uma gestão de custos em tempos de pandemia é uma revisão geral da estrutura de custos. Para esses casos, volta-se a conceitos elementares como custos fixos e variáveis. Os custos fixos são aqueles que não se alteram em relação ao volume de produção ou, no caso de uma prestadora de serviços, ao número de pessoas/unidades atendidas. Já os custos variáveis andam junto com a produção, fazendo com que maiores ou menores demandas afetem de forma direta o seu montante.

Sendo assim, a adequada gestão de custos passa por uma identificação e revisão de tais gastos dentro da empresa e, em tempos de baixa demanda, mais do que nunca, na tentativa de transformar os custos que hoje são fixos em variáveis. Isso significa dizer que formas de contratação de funcionários podem ser alteradas, atividades terceirizadas, entre outras ações. Tais iniciativas facilitariam a manutenção da estrutura de custos, garantindo algum equilíbrio.

E por que isto é importante em tempos de pandemia? Porque cada vez mais será difícil prever a demanda e, consequentemente, o consumo das famílias, de forma que qualquer projeção, neste momento, tem sérios riscos de fracassar. Afinal, as incertezas são enormes... as pessoas ainda não se sentem seguras, mesmo com as atividades retornando lentamente, a voltar ao patamar de consumo e hábitos regulares de vida que elas tinham no início do ano. Sendo assim, quanto mais enxuta for a estrutura de custos, maior a chance que a empresa consiga passar por esse período com menores danos. E, para isso, é fundamental readequar os custos fixos.

A revisão da estrutura de custos também possibilita que a empresa não perca o seu expertise ou nível de qualidade, pois ao mudar formas de contrato, por exemplo, ela continua tendo acesso ao nível de serviço oferecido anteriormente, porém, sem arcar com uma estrutura de gastos engessada todos os meses, que depende muito da demanda para funcionar.

O que se discute aqui parecem conceitos elementares, mas que, na prática, nem sempre são seguidos e analisados pelas empresas. Fala-se muito em corte e redução de custos, mas pouco se fala no conteúdo e qualidade de tais custos, de como eles cooperam para o andamento do negócio e, até mesmo, a redução de ganhos que se pode ter ao optar por um corte abrupto, seja em termos de imagem da marca, qualidade, nível de serviço oferecido, entre outros.

Sintetizando, o que se propõe aqui é que, em tempos de pandemia, se comece um exercício que já deveria ter sido iniciado há muito tempo pelas organizações, especialmente aquelas que estão em setores mais voláteis, cuja demanda sobe e desce ao sabor do vento.

E tal prática não deveria ser uma exclusividade dos tempos difíceis, mas incorporada na análise da gestão da empresa, de forma que continuamente sua estrutura de custos seja repensada, revisada, enxugada... não apenas naqueles itens que comumente se observa, mas olhando para a atividade como um todo. Ao conhecer a minúcia do processo e das atividades, são identificados os fatores que determinam os custos da atividade e, na hora de enxugar, aquilo que é essencial já é conhecido, facilitando esse processo de revisão. Oxalá isso seja incorporado pelas organizações, não somente em tempos de pandemia.

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Simone Alves da Costa
Ph.D. and Master in Controllership and Accounting and Bachelor of Science in Accounting from FEA-USP (Brazil). She has professional experience of more than fifteen years in medium and large companies in the area of Accounting, Controllership, and Financial Planning. She works as a financial consultant, as a professor in undergraduate and graduate courses at FIA, IBMEC, and Unifesp. Also, she lectures executive training for companies.